Система электронного документооборота: что это, как работает и как выбрать СЭД для организации

На сегодняшний день компании ежедневно работают с большим количеством документов – договоры, счета, акты, кадровые приказы, служебные записки и отчеты требуют своевременной обработки, согласования и хранения. Согласно данным hh.ru, сотрудники тратят до шести часов в неделю на подготовку и утверждение документов. Три полноценных рабочих дня в месяц тратится на выполнение задач, которые лишь бездумно отнимают время.

Система электронного документооборота (СЭД) – это сервис, используемый для организации документооборота внутри компании: он включает в себя создание, хранение, поиск, изменение, пересылку, обработку и согласование. СЭД создает среду управления, которая делает процесс прозрачным и предотвращает потерю документов.

Сегодня системы электронного документооборота используются как крупным, так и малым бизнесом. Интерес к ним растет на фоне цифровизации бизнеса и желании организации повысить эффективность и скорость внутренних процессов.

Рассмотрим, чем СЭД отличается от ЭДО, ЕСМ и электронной отчетности.

ЭДО и СЭД – это два понятия, которые встречаются чаще всего, именно они вызывают больше всего вопросов. Их часто используют вместе, поэтому они кажутся одинаковыми.

ЭДО (Электронный документооборот) – это технология обмена документами в цифровом формате. Она заменяет бумажный документооборот и позволяет отправлять, получать и сохранять документы в электронном формате.

Основное различие между ЭДО и СЭД это то, что первое отвечает за то, как документы передаются и хранятся в цифровом формате, а второе предоставляет инструменты для управления данным процессом. Таким образом, ЭДО без СЭД остается просто форматом, а СЭД без ЭДО теряет смысл полноценного управления цифровым документооборотом.

Что насчет электронной отчетности – она представляет собой процесс создания, подписания и передачи различных видов отчетов в государственные учреждения и фонды в электронном виде с использованием профессионального программного обеспечения и электронных подписей. Она не заменяет полноценный документооборот компании, а решает более узкие задачи.

ЕСМ же, как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. Однако, в отличие от СЭД, где возможности настройки бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов, ЕСМ обладает более гибкой возможностью настраивать структуру и движение документов.

Однако, прежде всего, ECM выступает в качестве защищенного хранилища данных в качестве удобного и структурированного вида. Для каждого объекта создается регистрационная карточка, в которой вводятся все необходимые свойства. Это позволяет систематизировать информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и операции. В этом заключается принципиальное отличие ЕСМ от системы электронного документооборота.

Одной из таких отечественных систем класса ЕСМ является Анарта. Платформа адаптируется к разным задачам бизнеса и позволяет управлять корпоративным контентом – от архивирования исторических документов до регулирования сложных процессов согласования контрактов, создает единую экосистему структурированных и неструктурированных данных, которая объединяет все источники и обеспечивает безопасное хранение, разграничение прав доступа.

Какие документы можно вести в электронной системе

Современные системы позволяют работать практически со всеми видами документов. Среди них:

• договоры и дополнительные соглашения;
• счета и акты выполненных работ;
• накладные;
• кадровые документы;
• приказы и распоряжения;
• заявления сотрудников;
• служебные записки;
• коммерческие предложения;
• бухгалтерские документы;
• архивные материалы.

Благодаря цифровому формату компания получает возможность быстро находить необходимую информацию, контролировать версии документов и организовать надежное хранение данных.

Зачем компании или организации нужна система электронного документооборота

Чем больше растет бизнес, тем сложнее становится управлять документами вручную. Даже небольшие компании каждый день сталкиваются с необходимостью согласовывать договоры, обмениваться документами с контрагентами и контролировать выполнение работ.

СЭД упрощает работу и в некоторых случаях даже обязателен при отправке бухгалтерских отчетов или деклараций по НДС. Они помогают снизить трудозатраты и повысить эффективность управления процессами. Руководители получают удобные инструменты контроля, сотрудники – комфортную рабочую среду.

Одним из главных преимуществ СЭД является высокая скорость обработки документов. Раньше на утверждение документа могли уходить дни или недели, но после внедрения системы этот процесс занимает лишь несколько часов. Также СЭД позволяет сокращать расходы – нет надобности оплачивать работу курьера или доставку почтой, покупать стеллажи, организовывать хранение документов.

Поскольку вы и другая сторона используете один и тот же файл, в документах не будет расхождений, что снижает риск ошибок. При приеме электронных документов нет необходимости вручную переносить данные в онлайн-бухгалтерию, поэтому случайные ошибки не возникают. Кроме того, многие системы организованы в соответствии с требованиями законодательства и помогают правильно оформлять документы.

Также система электронного документооборота позволяет отслеживать статус каждого документа на любом этапе его жизненного цикла. Руководители могут видеть, кто работает с документом, на каком этапе находится согласование и соблюдаются ли установленные сроки. Это помогает повысить исполнительскую дисциплину и исключить ситуации, когда документы остаются без внимания.

Какие задачи решает СЭД внутри компании

Одна из основных задач СЭД – организация единого пространства для работы с документами. Все файлы хранятся в централизованной системе, что позволяет быстро находить необходимую информацию, контролировать версии документов и исключать их потерю.

СЭД также упрощает процессы согласования. Документы автоматически направляются ответственным сотрудникам по заранее настроенным маршрутам, а пользователи получают уведомления о новых задачах и сроках их выполнения. Это помогает сократить время на принятие решений и избежать задержек.

Одной из задач также является обеспечение безопасного хранения документов и разграничение прав доступа. Каждый сотрудник получает доступ только к той информации, которая необходима ему для выполнения рабочих обязанностей. Это помогает защитить конфиденциальные данные и соблюдать требования информационной безопасности.

Как работает система электронного документооборота

Основные этапы: создание, согласование, подписание, отправка и хранение документов

Принцип работы СЭД основан на автоматизации всего жизненного цикла документа. Все операции выполняются в единой цифровой среде, пользователи могут получать доступ к необходимым данным в соответствии со своими правами доступа.

В СЭД классический жизненный цикл документа выглядит следующим образом:

1. Создание
2. Согласование
3. Регистрация
4. Отправка и утверждение
5. Хранение
6. Использование
7. Актуализация

Электронная подпись и юридическая значимость документов

Юридическая сила электронных документов обеспечивается соблюдением определенных требований:

• использование электронных подписей;
• соблюдение требований к оформлению и структуре документов;
• надлежащее хранение электронных документов для предотвращения их изменения или потери.

Юридическая сила документа зависит от вида электронной подписи. Электронная подпись является средством подтверждения авторства и целостности документов. В России существует три вида электронных подписей:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) является минимальным требованием (например, это пароль, логин или код).
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) чуть более безопасная, но не имеет полной юридической силы. Представлена как отдельный файл с криптографией.
3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) является наиболее надежной и имеет наивысшую юридическую силу. Она используется для большинства деловых операций, для взаимодействия с Федеральной налоговой службой и судами.

Виды систем электронного документооборота

Внутренний документооборот в организации

Любая классификация условна, но традиционно существует несколько видов СЭД с точки зрения функционала и решаемых задач:

1. Системы делопроизводства

Они используются в организациях со строго формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от размера, формы собственности и рода деятельности.

1. Электронные архивы

Это системы структурированного хранения документов, которые обеспечивают надежное хранение, контроль прав доступа и удобный, быстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно происходит потому, что требуется структурирование электронной информации, независимо от вида документа: текстовый, графический, мультимедийный. Электронные архивы обычно существуют как часть СЭД и редко используются отдельно.

Анарта позволяет выстроить современную систему электронного архива, которая охватывает весь цикл работы с документами – от момента создания или загрузки документа до его передачи в архив на длительное хранение, все процессы выполняются в единой цифровой среде. Платформа обеспечивает плавный переход к цифровому решению – сначала следует аудит текущего состояния, далее оцифровка и ретроконверсия, после этого развертывание и настройка, а затем обучение команды.

1. Workflow-системы

Workflow-системы автоматизируют бизнес-процессы компании, а не отдельные функции. Дословный перевод workflow – это «поток работ». Система workflow четко определяет процесс: что, кто, когда, как выполняет, откуда получает и куда отправляет. Пользователям не нужно думать о том, как создать документ, как его получить, как обработать, когда и кому его отправить. Сотрудники не смогут неправильно оформлять документы или пропускать сроки, система напоминает, а также отправляет уведомления руководителю о том, что на конкретном этапе у конкретного сотрудника нарушен процесс обработки документов.

4. ЕСМ-системы

Обеспечение электронного документооборота – это лишь одна из функций ЕСМ, наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно workflow, и управлением веб-контентом.

Анарта предлагает возможность использовать нейросети для анализа автоматизации документооборота – с помощью нее можно обрабатывать большие объемы информации, выявлять потенциальные риски в договорах.

Внутренний документооборот в организации происходит внутри компании, то есть между коллегами. К документам, которые обрабатываются строго внутри компании, не покидая ее пределов, относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и нормы, регулирующие деятельность компании;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• приказы;
• должностные инструкции;
• инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности;
• технические документы;
• акты ревизий;
• протоколы совещаний и внутренняя служебная переписка.

Внутренний документооборот позволяет компании работать в штатном режиме: сотрудники могут контактировать друг с другом и обмениваться информацией, а руководители дают поручения и контролируют результаты.

Электронный документооборот с контрагентами

Во внешнем документообороте участвуют представители компании, партнеры, клиенты и поставщики. Они обмениваются счета-фактурами, актами, информационными письмами, договорами, протоколами о несоответствиях и другими документами.

Благодаря использованию электронных подписей (ЭП) они имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные подписи. Таким образом, контрагенты могут оформить сделку полностью в электронном формате, начиная с подписания договора и заканчивая оплатой.

Кадровый, договорной, бухгалтерский и архивный документооборот

Кадровый документооборот включает в себя оформление документов о приеме на работу, об отпуске, о командировке и тд. Многие компании используют СЭД с персоналом для организации удаленного взаимодействия с сотрудниками.

Договорной документооборот помогает управлять жизненным циклом договоров – от подготовки проекта до выполнения обязательств сторон. Автоматизация утверждения договоров позволяет сократить сроки, необходимые для рассмотрения документов, и снизить вероятность ошибок.

Бухгалтерский документооборот обеспечивает работу с первичными бухгалтерскими документами, счетами, актами и финансовыми документами. Интеграция с бухгалтерскими системами снижает нагрузку на бухгалтерию.

Архивный документооборот обеспечивает длительное хранение документов и быстрый поиск информации, что позволяет отказаться от громоздких бумажных архивов и повысить эффективность работы сотрудников.

Система электронной отчетности и документооборота

Некоторые системы объединяют функции управления документооборотом и отчетностью. Это позволяет компаниям использовать единое программное решение для подготовки документов и взаимодействия с государственными органами.

Интеграция процессов документооборота и отчетности помогает сократить количество используемых программ и упростить работу пользователей. Для бизнеса такой подход означает снижение затрат на обслуживание программного обеспечения и повышение эффективности управления информацией.

Системы электронного документооборота в РФ

Требования законодательства Российской Федерации к системе электронного документооборота

Российский рынок предлагает широкий спектр решений для автоматизации документооборота. После активного развития процессов импортозамещения многие компании начали переходить на российские программные продукты.

Требования законодательства Российской Федерации к системам электронного документооборота (СЭД) регулируются сводом нормативных актов, стандартов и приказов федеральных органов власти. Основные требования направлены на обеспечение юридической значимости документов, защиту данных, информационную безопасность и совместимость систем.

Приказ Росархива от 15.06.2020 г. № 69 «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» содержит требования к СЭД для государственных органов. Среди ключевых положений:

• поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов;
• обеспечение интеграции СЭД с другими информационными системами государственного органа;
• соответствие процессов управления документами нормативным требованиям;
• предоставление доступа только для зарегистрированных пользователей с учётом прав доступа и обязательной аутентификации;
• применение средств электронной подписи;
• обеспечение многокритериального поиска документов;
• формирование отчётности о документах и действиях с ними.

Российские СЭД и решения из реестра Минцифры

В реестре Министерства цифровой экономики России зарегистрировано несколько систем электронного документооборота, которые соответствуют требованиям импортозамещения и законодательным нормам.

Одними из них являются СЭД «ТЕЗИС» (ГосТЕЗИС) – полностью российская система электронного документооборота для федеральных органов государственной власти и субъектов РФ.

СЭД «Дело» от компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) – система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки.

Российская система отличается гибкостью настройки, поддержкой локальных требований и возможностью интеграции с распространенными программными продуктами. Для предприятий использование отечественного программного обеспечения позволяет снизить зависимость от зарубежных технологий и обеспечить стабильность работы информационной инфраструктуры.

Основные функции системы электронного документооборота

Маршруты согласования и контроль исполнения

Основные функциональные блоки, которые составляют основу любой полноценной системы электронного документооборота:

1. Оформление и учет документов
2. Хранение и централизованный доступ
3. Согласование и маршрутизация
4. Контроль исполнения
5. Электронные подписи и их юридическая значимость

Маршрут согласования – так в СЭД называют предопределенную и формализованную последовательность действий, этапов и участников, которую должен пройти электронный документ или заявка, чтобы получить юридическое или управленческое одобрение.

По сути, это цифровая реализация внутреннего бизнес-процесса компании: кто, в каком порядке и в какое время должен одобрить, утвердить или отклонить счет, договор или приказ. Основная цель – обеспечить прозрачность, управляемость и скорость перемещения документов внутри организации, а также исключить потери бумаги и задержки из-за человеческого фактора.

В зависимости от сложности и целей процесса, в СЭД может быть построено несколько основных видов маршрутов.

• Последовательный или цепочка

Самый простой и распространенный вид. Заявка передается от одного согласующего к другому строго по очереди. Следующий участник получает задачу только после того, как предыдущий участник выполнит свою работу.

• Параллельное или одновременное сопоставление

Документ рассылается нескольким участникам одновременно. Этот процесс считается завершенным, если все участники завершили свои задачи, одобрив или отклонив полученный документ. Этот метод значительно сокращает общее время, необходимое для рассмотрения документов, и идеально подходит, если одновременно требуются заключения от нескольких отделов, например, юридического и финансового.

• Смешанный или комбинированный

Он сочетает в себе последовательные и параллельные этапы. Часто включает условные ответвления, от которых зависит дальнейшее движение документов в зависимости от его содержания.

Интеграция с 1С, CRM, ERP, почтой и сайтами компании

Интеграция СЭД – это процесс настройки взаимодействия между СЭД и другими программами (например, 1С, CRM, почтовыми сервисами, системами электронной цифровой подписи) для автоматического обмена данными и документами.

Наиболее востребованная и важная интеграция – с ERP (1C, SAP). Для большинства российских компаний СЭД 1С является основой цифровизации. Цель такой интеграции:

• автоматический обмен первичными документами: счета, акты, накладные, счета-фактуры формируются в 1С и автоматически передаются в СЭД на маршрут согласования и подписания. После этого они возвращаются обратно для проведения;
• синхронизация справочников: контрагенты, номенклатура, сотрудники, статьи затрат автоматически обновляются между системами, что исключает ручной ввод данных и несоответствия;
• сквозной контроль: статус оплаты в соответствии с договором из 1С или остатки по складу можно увидеть непосредственно в карточке документа СЭД.

В результате бухгалтерия, финансисты и менеджеры работают в привычных интерфейсах, но все процессы документооборота централизованы, контролируются и не требуют дублирования данных.

Интеграция с CRM ставит документ в центр процесса продаж и работы с клиентами:

• автоматизация создания договоров: когда сделка переходит в этап «оформление» в CRM, система автоматически формирует проект договора в СЭД по готовому шаблону, подставляя данные клиента.
• привязка всех документов к сделке или клиенту: коммерческие предложения, письма, спецификации, подписанные акты хранятся в карточке сделки и предоставляют полную историю взаимодействия.
• запуск процессов в СЭД по событиям из CRM: например, создание задачи юристу на проверку договора сразу после его загрузки менеджером.

Это ускоряет обработку заказов, сводит к минимуму количество ошибок и повышает удовлетворенность клиентов за счет оперативности.

Интеграция с почтой, офисными пакетами и архивом – это базовая функциональность, которая должна работать «из коробки»:

• почта (MS Outlook, почтовые серверы): электронные письма регистрируются как входящие документы в СЭД, исходящие – автоматически сохраняются в дело. Это устраняет «почтовый хаос».
• офисные пакеты (MS Word, Excel): редактирование документов непосредственно из интерфейса СЭД с сохранением версионности.
• электронный архив: современная СЭД сама по себе является полноценным электронным архивом системы документооборота с гибкой системой классификации, сроком хранения и быстрым поиском. Интеграция здесь может касаться связи с отраслевыми или государственными архивными системами.

Интеграция системы электронного документооборота с сайтом компании или корпоративным порталом позволяет создать единое информационное пространство, автоматизировать бизнес-процессы и упростить работу с документами. Это может включать обмен данными, синхронизацию справочников, отображение информации из СЭД на портале и другие сценарии взаимодействия.

Поиск, архив, права доступа и информационная безопасность

Эффективный поиск документов является одним из ключевых требований, предъявляемых к СЭД.

Пользователи могут находить информацию по:

• названию документа;
• номеру;
• дате;
• автору;
• контрагенту;
• ключевым словам.

Электронные архивы обеспечивают надежное хранение документов на протяжении всего их жизненного цикла, но также не менее важную роль играет информационная безопасность. Современные системы используют механизмы шифрования данных, резервного копирования и контроля доступа. Каждый сотрудник имеет доступ только к той информации, которая необходима ему для выполнения работы.

Как выбрать систему электронного документооборота для бизнеса

Критерии выбора: функциональность, масштабируемость, безопасность и стоимость

Чтобы перейти на СЭД, необходимо сначала выбрать подходящего оператора в соответствии с потребностями компании.

Вопрос выбора оператора возникает в следующих ситуациях:

• существует множество контрагентов, которым необходимо подготавливать большое количество документов;
• часто приходится дублировать счета-фактуры из-за утери документа;
• процесс получения и отправки документов от компании непрозрачен для руководства;
• затраты на управление документооборотом высоки (включая затраты на формирование документов, печать, отправку, получение, хранение и их уничтожение).

При этом существует ряд важных критериев, которые следует учитывать при осуществлении выбора:

• безопасность;
• интеграционные возможности;
• развитость системы;
• количество контрагентов, роуминг;
• опыт, реализованные проекты в отрасли;
• сервис;
• стоимость.

Облачная система, сайт-сервис или коробочное решение

Облачная СЭД – программное решение, автоматизирующее управление документами в цифровой среде. Она объединяет хранение, согласование и подписание в одной системе и работает по модели SaaS (Software as a Service) – пользователь платит за доступ к сервису, а не за установку программы.

При облачной СЭД не требуется капитальных вложений в серверы и ИТ-инфраструктуру; также не имеет сложных внедрений, можно легко добавлять пользователей, подключать новые процессы и расширять функциональность;

Сайт-сервисы (веб-сервисы, онлайн-сервисы) – это интернет-сервис для работы с документами, который не требует установки программного обеспечения на компьютер пользователя. Доступ предоставляется через веб-интерфейс или мобильное приложение. Обычно предлагают ограниченный набор функций по сравнению с полноценными СЭД, но могут быть интегрированы в более сложные системы;

Коробочные решения (коробочная СЭД) – это готовое программное обеспечение с фиксированным набором функций, установленное на локальном сервере компании. Данные хранятся на собственных серверах компании, что повышает уровень безопасности и сводит к минимуму риск утечек.

На что обратить внимание при работе с контрагентами

При работе с контрагентами в СЭД важно учитывать несколько ключевых аспектов, чтобы обеспечить юридическую значимость, безопасность и эффективность взаимодействия.

1. Юридические аспекты

• соглашение о СЭД;
• условия, включенные в основной договор;
• запрет на использование некоторых документов.

1. Электронная подпись

• тип подписи;
• аккредитация удостоверяющего центра;
• машиночитаемые доверенности.

1. Технические аспекты

• совместимость систем;
• настройки обмена;
• мониторинг статусов документов.

1. Безопасность

• шифрование данных;
• контроль доступа;
• ведение журнала операций;
• защита от компрометации ключей;
• обучение сотрудников.

Внедрение системы электронного документооборота в организации

Этапы внедрения СЭД в компании

Когда компания задумывается о внедрении СЭД, то в начале пути может показаться, что этот проект будет долгим и мучительным. Это происходит из-за того, что неизвестность всегда пугает. Но этот процесс проходит шаг за шагом и ниже приведены основные шаги, которые обычно включаются в дорожную карту внедрения СЭД:

1. Анализ текущего документооборота
2. Определение требований к СЭД
3. Выбор и анализ СЭД
4. Внедрение. Поэтапное внедрение СЭД в организацию
5. Оценка эффективности
6. Поддержка и сопровождение.

Типичные ошибки при переходе на СЭД

Многие компании сталкиваются с трудностями внедрения СЭД из-за распространенных ошибок. Одной из главных является отсутствие четко поставленных целей. Если компания не понимает, какие задачи должна решать система, эффективность внедрения будет низкой.

Еще одна распространенная ошибка – недостаточное внимание к обучению сотрудников. Даже современные системы могут вызвать сопротивление пользователей, если в них не объясняются преимущества новых процессов.

Также распространены следующие проблемы:

• отсутствие регламентов работы;
• попытка автоматизировать неэффективные процессы без их оптимизации;
• недостаточное тестирование;
• игнорирование требований информационной безопасности;
• отсутствие поддержки со стороны руководства;
• недооценка сроков и бюджетов проекта.

Чтобы СЭД действительно повысил эффективность бизнеса, важно рассматривать его внедрение как организационный проект, а не просто как установку программного обеспечения.

Плюсы и минусы систем электронного документооборота

Перед внедрением СЭД многие руководители оценивают преимущества и возможные ограничения этих решений.

Преимущества:

• сокращение времени обработки документов;
• экономия средств;
• повышается прозрачность процессов;
• удобная работа с контрагентами;
• сократите количество ошибок;
• удаленный доступ;
• повышение уровня безопасности;
• создание электронный архив.

Несмотря на множество преимуществ, существуют и определенные ограничения.

Недостатки:

• первоначальные затраты;
• необходимо обучение;
• зависимость от ИТ-инфраструктуры;
• устойчивость к изменениям.

Однако практика в целом показывает преимущества внедрения СЭД, которые значительно превосходят возможные недостатки, особенно в среднесрочной и долгосрочной перспективах.

Частые вопросы о системах электронного документооборота

– Можно ли полностью отказаться от бумажных документов?

Во многих случаях да. СЭД позволяет заменить большинство бумажных процессов. Однако для отдельных документов может потребоваться хранение в бумажном виде в зависимости от требований законодательства.

– Подходит ли СЭД для малого и среднего бизнеса?

Да, сегодня на рынке существуют системы для компаний любого размера. Многие облачные решения также могут использоваться небольшими организациями и не требуют значительных затрат на внедрение.

– Безопасно ли хранить документы в электронных системах?

При соблюдении требований информационной безопасности электронное хранилище документов может быть даже надежнее бумажных архивов. Современные системы используют резервное копирование, шифрование и многоуровневую защиту данных.

– Можно ли использовать СЭД при удаленной работе?

Да, это одно из главных преимуществ цифровых решений. Сотрудники могут получать доступ к документам, согласовывать их и подписывать независимо от местонахождения.

– Нужна ли электронная подпись?

Для внутреннего документооборота она не всегда требуется. Однако при обмене юридически важными документами с контрагентами использование электронных подписей является обязательным условием.

– Сколько времени занимает внедрение?

Сроки зависят от масштаба проекта. Небольшая компания может внедрить систему за несколько недель, в то время как крупной организации могут потребоваться месяцы.

– Возможно ли интегрировать СЭД с уже используемыми программами?

Большинство СЭД поддерживают интеграцию с бухгалтерскими программами, CRM-системами, ERP платформами и другими корпоративными сервисами.

Оставить комментарий